Papierlose Baustelle – 5 Schritte aus dem Zettelchaos

Alle reden vom papierlosen Büro, aber wie sieht es eigentlich mit der papierlosen Baustelle aus? Wir erklären, welches Potenzial eine Baustelle ohne Papier bietet und worauf man achten muss, um mit einer digitalen Baustelle Erfolg zu haben

Schreibtisch auf einer Baustelle

Papier oder Laptop? Das papierlose Büro bietet auch in der Baubranche viele Vorteile

Papierlose Baustelle - wie funktioniert das?

Die Digitalisierung macht auch vor der Baubranche nicht Halt. Umso wichtiger ist es, ihr Potenzial für das eigene Unternehmen zu erkennen und gewinnbringend zu nutzen. Eine Möglichkeit dafür bietet das Konzept der papierlosen Baustelle. Dabei werden Unterlagen nicht mehr in Aktenordnern abgeheftet, sondern in einer digitalen Bauakte verwaltet. Mithilfe einer Software können alle Beteiligten jederzeit und von überall aus bequem über den Computer, das Tablet oder das Smartphone auf die Dokumente zugreifen und sie bearbeiten.

 

Welche Vorteile bietet mir eine papierlose Baustelle?

Die digitale Verwaltung aller Unterlagen spart Zeit und Geld, das Projektmanagement wird effizienter und die Kommunikation auf der Baustelle einfacher. Beispielsweise können Baumängel auf der Baustelle fotografiert und direkt in die digitale Bauakte eingefügt werden. Notizen können einfach digital vermerkt und sofort von allen gelesen werden. Da alle Mitarbeiter digital auf die aktuellste Version der Baupläne zugreifen können und Änderungen in Echtzeit mitgeteilt werden, sinkt das Risiko von Baumängeln. Sollte es doch einmal zu Beschwerden kommen, bietet die digitale Bauakte eine rechtssichere und lückenlose Dokumentation aller Schritte im Bauprozess.  

Aber nicht nur die Mitarbeiter auf der Baustelle profitieren, auch für das Backoffice bringt der Verzicht auf Papier viele Vorteile: Die Suche nach bestimmten Unterlagen wird einfacher, der Druck und postalische Versand von Dokumenten überflüssig. Insbesondere mit der digitalen Rechnungsstellung kann man bares Geld sparen. Indem die Bearbeitung der Rechnungen auf diese Weise schneller und weniger fehleranfällig wird, können Rabatte genutzt und Mahngebühren vermieden werden.

Geschäftsführer erhalten durch die digitalen Prozesse einen besseren Überblick über alle Vorgänge in ihrem Unternehmen und können entstehende Engpässen schneller identifizieren. Damit steigert das Konzept der papierlosen Baustelle auf lange Sicht die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und sorgt für zufriedenere Kunden.

Tablet auf einer BaustelleMit Tablets können Bauleiter schnell und bequem auf alle Unterlagen zugreifen

Wie steige ich auf eine papierlose Baustelle um?

Bei all diesen Vorteilen der papierlosen Baustelle darf man eines nicht vergessen: Der Übergang von der analogen in die digitale Welt will gut geplant sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ein großes Chaos entsteht und wichtige Informationen verloren gehen. Am besten lässt man sich bei diesem Vorhaben von Experten beraten. 

Der Weg hin zu einer papierlosen Baustelle kannst Du in fünf Schritte unterteilen: 

  1. Vorbereitung und Planung
    Analysiere die Abläufe in Deinem Unternehmen und finde heraus, welche Anforderungen ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) mitbringen muss, um in Deinem Unternehmen eingesetzt werden zu können. Achte auch darauf, dass die neue Software kompatibel mit allen anderen Computersystemen sein sollte, die Du bisher schon nutzt. Am Ende dieses Schritts hast Du idealerweise eine Software gefunden, die perfekt zu Dir passt.
  2. Schulung der Mitarbeiter
    Es ist sehr wichtig, dass Du Deine Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot holst. Erkläre ihnen die Vorteile einer digitalen Bauakte und gehe auf ihre Vorschläge und Bedenken ein. Wenn Du Dich für eine Software entschieden hast, müssen die Mitarbeiter in der Anwendung des neues Systems geschult werden.
  3. Digitalisierung vorhandener Dokumente
    Jetzt können alle Papierdokumente digitalisiert und in das neue System eingepflegt werden. Dafür kannst Du dir entweder einen Dokumentenscanner mit einer entsprechenden Erkennungs-Software zulegen oder Du beauftragst einen Dienstleister, der diese Arbeit für Dich übernimmt. Alte Dokumente, die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten haben, können entsorgt werden. Die digitalisierten Dokumente müssen anschließend im neuen Dokumentenmanagement-System in die jeweilige digitale Bauakte einsortiert werden.
  4. Absprachen mit Geschäftspartnern
    Um das Scannen von Dokumenten in Zukunft zu vermeiden, vereinbare mit Deinen Geschäftspartnern, Deiner Bank und Deiner Versicherung, dass sie Dir von jetzt an alle Unterlagen digital zuschicken sollen. Dokumente, die Du trotzdem noch in Papierform erhältst, musst Du auf jeden Fall weiterhin scannen, damit nicht wieder neue Papierstapel auf Deinem Schreibtisch entstehen!
  5. Optimierung der Prozesse
    Von hier an läuft auf Deiner papierlosen Baustelle alles rund. Trotzdem wirst Du immer wieder Kleinigkeiten feststellen, die Du noch verbessern kannst – und das ist auch gut so. Die Digitalisierung lebt davon, dass Vorgänge stetig optimiert werden. Also nur Mut!

 

Auf die richtigen Geschäftspartner kommt es an

Auf dem Weg zur papierlosen Baustelle ist es wichtig, dass auch Deine Geschäftspartner digital sind. Und hier kommt klarx ins Spiel: klarx ist mit 350.000 verfügbaren Maschinen von 4.500 Mietpartnern in ganz Deutschland und Österreich die führende digitale Plattform für die Miete von Baumaschinen in Europa. Alle Maschinen, die Du bei klarx mietest, kannst du über den digitalen klarxMANAGER verwalten. Dort stehen Dir alle Rechnungen zur Verfügung, Du kannst Maschinen mit einem Klick verlängern oder freimelden und verschiedene Nutzerprofile mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten für Deine Mitarbeiter festlegen – und das alles, ohne ein einziges Blatt Papier in die Hand zu nehmen. klarx bietet damit den optimalen Einstieg auf dem Weg zur papierlosen Baustelle.

klarxMANAGER auf der Baustelle im Einsatz

Der klarxMANAGER ist ein großer Schritt auf dem Weg zur papierlosen Baustelle